RPAを導入できない理由の一つに、RPAの利用料金と自動化する作業の数が見合わない、ということをよく聞きます。導入したいがもとを取れそうにない、ということですね。
はたして自動化すべき作業は少ないのでしょうか。本当は対象となる作業はたくさんあるのだが、探し切れていないのではないでしょうか。
ここでは自動化すべき作業はどういったものなのかをご紹介します。自動化すべき作業か判断、見極めるための参考にしてください。
RPAで自動化すべき作業とは？
RPAで自動化すべき作業とはどのようなものなのでしょうか。またどのような特徴を持っているのでしょうか。
◆かかっている時間
１回あたりの作業にかかっている時間の長短は関係ありません。
作業にかかっている時間がたとえば１回あたり5分だとします。しかし課、部、などをまたいで同じ作業をやっていた場合で換算してみましょう。会社全体では大きな時間を割いていることになりませんか？
１回あたりの作業にかかっている時間より、組織全体でどのくらいかかっている作業なのか、という観点で判断することをおすすめします。
◆定期的に繰り返し行っている
会社の業務の中に、決まった日、決まった時間に定期的に繰り返し行っている作業が必ずあります。
たとえばその作業を毎日繰り返し行っていたとしましょう。週や月に換算すれば大きな時間を割いてことになりませんか。
また休みの日の場合はその作業はどうしますか。その作業を行うために、誰かが休日出勤しているのでしょうか。
誰かが定期的に繰り返し行っている作業は、RPAによる自動化の対象にすべきです。
自動化すべき作業の内容は？
RPAで自動化できるのは具体的にはどのような内容の作業なのでしょうか。自動化すべき作業を見つけるときの参考にしてください。
◆ファイルのダウンロードやアップロード
システムからファイルをダウンロードしたり、またはシステムへアップロードする作業はないでしょうか。
１回あたりの作業時間は大したことはないかもしれません。しかし以下のような作業手順の場合は、１日当たりに換算すると大きな時間を取られている場合もあります。
手順例）システムへログインし、ファイルがある場合はダウンロードを行う。ない場合は、システムからログアウト。この作業を9時から17時まで1時間ごとに行う。
◆ファイルとシステム間のコピー＆ペースト
ファイルに書かかれているデータをシステムへ入力する作業はないでしょうか。またはシステムに表示されているデータをファイルに書き出す作業はないでしょうか。
システムへ入力したり、ファイルに書き出すデータ量が10件程度であれば、作業時間は大したことがないかもしれません。しかし、１件あたりの項目数が多かったり、データの件数が多い場合はその限りではありません。
作業量が多い場合は当然時間を取られてしまいます。その間はほかの作業はできません。また長時間の作業を行うことで、集中力の低下から入力ミスも発生しがちです。
◆メールやSNS送信
メールやSNSへ定期的に決まったフォーマットの文章を送る作業はないでしょうか。
送信する件数にかかわらず、非常に気を遣う作業です。作業ミスは絶対に許されません。文章を送信する先や、文章の内容を絶対に間違うことが許されない作業です。
このような間違うことできない作業は、作業にかかっていた時間と利用料を天秤にかけて元が取れる取れないと判断するべきではありません。自動化して作業ミスが０になったという観点で判断したほうが良いかもしれません。
◆システムへのオペレーション
定期的にシステムへオペレーション作業を行うことはないでしょうか。たとえば決まった時間にシステムのステータスの変更を行い、システムの処理を開始する、停止するといった作業です。
１回あたりの作業時間は大したことはないですが、オペレーションを行うのが休日も含めた毎日だったり、または深夜帯だったりと作業者にとって負担になっている場合があります。
RPAで自動化すれば、作業者はこのような負担から解放されます。RPAで自動化してよかったね、といえないでしょうか。
もとをとりやすい製品の特長とは
自動化する作業が決まりました。作業は決まったのですが、もとを取りやすい製品を導入したいものです。
それではもとを取りやすい製品とはどのようなものでしょうか。製品を選ぶときに何かポイントがあるのでしょうか。
◆安定して動くこと
RPAを導入して、作業を自動化しました。しかしほとんどの場合エラーで処理が途中で止まり、安定して動きません。
このような場合、途中から処理を再開する作業を行わないといけません。またエラーが発生しないように処理内容を見直し、変更する作業が必要です。
このようにエラーが多い場合は、メンテナンスに多くの時間をとられてしまいます。これではRPAを導入しても元をとれているとは言えません。
◆完全に自動実行
RPAで作業を自動化しました。このとき自動化した作業の実行契機はなんでしょうか。RPAについているスケジューラ機能などの自動実行でしょうか。それとも人の手によるRPAのボタンを押すなどの手動実行でしょうか。
人の手による手動実行だと、完全に作業が人間の手を離れたとは言えません。元を取るのであれば、人間の作業時間は完全に０にすることが望ましいです。
また製品によってはスケジューラ機能が別売りとなっている場合があります。スケジューラ機能込みで元が取れるのかを判断する必要があります。
◆利用料金が安い
最後にRPAの利用料金が安いことがあげられます。RPAを導入し自動化できたが、利用料金が高いと元が取れているとはいえません。
RPA製品によってはさまざまな機能が搭載されているものもあります。それらの機能をすべて使うのでしょうか。使わない機能にも料金を払いたくないですよね。
製品の機能をみて、自分の会社のRPAの使い方にマッチするかを判断する必要があります。
◆JobAutoがおすすめです
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もとを取るならJobAutoをご検討ください。