生成AIとの連携も実行可能な国産RPAツール「JobAuto」

FAXやメールで届いた注文書を確認し、その内容を販売管理システムや基幹システムへ入力する。

受注業務では、このような作業を毎日繰り返している企業も少なくありません。

例えば、次のような作業です。

• FAXで届いた注文書を見ながら受注システムへ入力する
• メールに添付されたPDFを開いて商品や数量を確認する
• Excelの注文データを基幹システムへ転記する
• 商品名や型番から商品コードを調べて入力する
• 得意先ごとのルールに合わせて登録内容を変更する

1件あたりの作業時間は短くても、毎日数十件、数百件と処理するようになると、受注担当者にとって大きな負担になります。

こうした受注入力は、RPAやAI-OCRを組み合わせることで自動化できる可能性があります。

受注入力の自動化が難しい理由

「注文書の入力なら、そのまま自動化できるのでは？」と思われるかもしれません。しかし、実際の受注業務では、単純なデータ入力だけでは済まないことがあります。

注文書のフォーマットが取引先ごとに違う

自社で作成する帳票とは異なり、受注側にはさまざまな取引先から注文書が届きます。商品名、数量、納期、注文番号など必要な情報は似ていても、記載される位置や表現は取引先によって異なります。

さらに、FAX、PDF、Excel、メール本文など、注文が届く方法もさまざまです。

注文書の商品名と自社の商品コードが一致しない

例えば、注文書に「コピー用紙 A4 500枚」と記載されていても、自社の販売管理システムでは「商品コード：A00125」のような商品コードを入力しなければならない場合があります。

そのため、単純に文字を読み取るだけではなく、「この注文内容なら、自社の商品コードは何か」を特定する処理が必要になります。

得意先ごとの判断ルールがある

• 得意先によって使用する商品コードが異なる
• 納品先によって登録内容が異なる
• 複数の商品候補から特定の商品を優先する
• 備考欄の内容によって処理方法を変更する
• 特定の商品・得意先だけ別処理を行う

このような業務ルールまで含めて考えることが、受注業務を自動化するうえでは重要です。

受注入力を自動化する3つの方法

1．Excel・CSVの注文データをRPAで自動入力する

注文データがExcelやCSVなど、すでにデータ化されている場合は、比較的自動化しやすい業務です。

人が毎日行っているコピー＆ペーストや画面入力を、RPAに置き換えるイメージです。

2．FAX・PDFの注文書をAI-OCR＋RPAで自動化する

PDFやFAXの場合は、まず注文書に書かれている内容をデータ化する必要があります。そこで利用できるのがAI-OCRです。

AI-OCRで商品名・型番・数量・納期などをデータ化し、商品マスタや得意先マスタとの照合を行ったうえで、JobAutoが販売管理システムや基幹システムへの登録を行う流れを構築できます。

重要なのは、OCRで注文書を読み取るだけで終わらせないことです。最終的に人が販売管理システムや基幹システムへ入力しているのであれば、そこまで自動化することで、より大きな業務削減効果が期待できます。

注文書の読み取りから受注業務の自動化を検討している方は、「DocAI for 受注」もあわせてご覧ください。

3．メールで届く注文を自動処理する

メールで注文書が届く場合も、注文メールの確認、添付ファイルの保存、注文内容の取得、販売管理システムへの登録まで、一連の処理を自動化できます。

本当に重要なのは「読み取り」よりも、その後の処理

受注自動化というと、OCRによる注文書の読み取り精度に目が向きがちです。しかし、実際の受注業務では、読み取った後にも多くの処理があります。

• 得意先を特定する
• 商品コードを特定する
• 納品先を特定する
• 数量や納期を確認する
• 商品マスタと照合する
• 条件によって処理を分岐する
• 販売管理システムへ登録する

つまり、目指すべきなのは「注文書をデータ化すること」だけではありません。注文書を受け取ってから販売管理システムへ登録するまでの「受注業務全体」をどこまで自動化できるかを考えることが重要です。

すべてを完全自動化する必要はありません

受注業務の中には、商品を一意に特定できない、注文書の文字が不鮮明、マスタに該当商品が存在しないなど、人が確認した方がよいケースもあります。

判断できる注文は自動処理し、
判断できない注文だけ人が確認する

例えば、100件の注文すべてを人が入力していた業務から、確認が必要なものだけを人が処理する運用に変えることができれば、受注担当者の負担を大きく減らせます。

JobAutoなら既存システムへの受注入力も自動化

国産RPAツール「JobAuto」は、人がパソコンで行っている操作を自動化するRPAツールです。Excel、Webシステム、Windowsアプリケーションなどを操作し、既存の業務システムへの入力を自動化できます。

さらに、AIによる帳票読み取りと組み合わせることで、FAX・PDF・画像の注文書を読み取り、商品や得意先を特定し、JobAutoで販売管理・基幹システムへ登録するといった受注業務の自動化にもつなげられます。

こんな受注業務でお困りではありませんか？

• FAXで届く注文書を毎日手入力している
• メール添付のPDFから受注データを転記している
• Excelの注文データを基幹システムへ入力している
• 商品名や型番から商品コードを毎回探している
• 得意先ごとのルールがあり、単純なOCRでは自動化できない
• 受注件数が増えると入力担当者の負担が急増する
• 入力ミスや転記ミスを減らしたい

このような業務は、RPAやAI-OCRを組み合わせることで自動化できる可能性があります。